Oferty pracy

Specjalista

Urząd Morski w Gdyni
Dyrektor poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Specjalista
Miejsce pracy: Sztutowo
Ogłoszenie o naborze Nr 97182

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań


Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych


Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:


Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie


Narzędzia i materiały pracy: komputer


Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

  • Przyjmuje i przedkłada Kapitanowi Portu(w razie nieobecności osobie zastępującej) przychodzącą korespondencję w formie pisemnej i elektronicznej oraz rozdziela ją według dekretacji kapitana portu; sprawdza terminy wykonania zadań ustalonych przez kapitana portu, prowadzi korespondencę telefoniczną w celu sprawnej obsługi interesantów kapitanatu oraz wsparcia działań kapitana portu
  • Prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu wraz z archiwizacją akt jawnych w celu prawidłowego obiegu dokumentów i wypełnienia obowiązku archiwizacji akt kapitanatu Portu. Koordynuje sprawy związane z potrzebami finansowymi kapitanatu w celu zapewnienia środków finansowych na doraźne zaopatrzenie kapitanatu
  • Wprowadza dane do systemu TransmorN celem ewidencji ruchu statków, ładunków dla potrzeb UE i krajowych Urzędów Statystycznych oraz sporządzanie miesięcznych raportów dla Eurostatu zgodnie z wymaganiami EU
  • Redaguje w wersji dwujęzycznej pisma i korespondencję elektroniczną na potrzeby kapitanatu portu i sekretariatu w celu zapewnienia udokumentowanej współpracy z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Prowadzei sprawy osobowech w kapitanacie portu w celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej pracy kapitanatu
  • Prowadzi dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Kapitana Portu w celu zapewnienia właściwego przebiegu podróży i rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo-księgowej . Koordynuje sporządzanie sprawozdań i dokumentacji w zakresie realizacji zadań kapitanatu portu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu i przekazywania wymaganych danych w ramach współpracy do komórek organizacyjnych Urzędu lub podmiotów zewnętrznych
  • Organizuje prace porządkowe wykonywe przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych w celu utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i powierzchni ogólnych oraz utrzymania należytego ładu na terenie kapitanatu. Analizowanie zgłoszeń statków w systemie PHICS pod kątem prawidłowego wypełniania przez agentów formularzy ewidencyjnych w transporcie morskim
  • Kontroluje zgłoszenia agentów przekazywane w systemie PHICS celem prawidłowego wprowadzania danych do systemu TransmorN, oraz uzgadnia z Urzędem Statystycznym prawidłowość przekazywanych danych, ewentualne wprowadza korekt, wynikających z błędnych danych agencji, po zgłoszeniu przez Urząd Statystyczny.
  • Prowadzi statystyki jednostek i pasażerów żeglugi krajowej w celu realizacji wymogów UE - system TransmorN.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego pracy biurowej
  • Komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
  • Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań.
  • Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań.
  • Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań.
  • Umiejętność współpracy
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.
  • Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań.
  • Wiedza w zakresie systemu zarządzani jakością.
  • Prawo jazdy kat.B
  • umiętność obsługi komputera w tym pakietu Microsoft Office( Word, Excel, Power Point)